Pentingnya Peran Akuntabilitas dalam Sebuah Proyek
Jika saya bertanya kepada Anda yang membaca artikel ini, tentu saya yakin Anda pernah menjalankan sebuah kegiatan atau proyek tertentu bersama rekan-rekan Anda, bukan?
Sepertinya hal tersebut sudah mulai dilatih sejak kita duduk di sekolah menengah, entah sebagai pengurus OSIS, organisasi kampus, dan komunitas ekstra lainnya. Anda juga memahami bahwa dalam pelaksanaan tugas tersebut, pasti ada pembagian tugasnya yang menjabarkan berbagai macam posisi dan tupoksi-nya masing-masing.
Tetapi, dalam masa sekolah, sebuah kegiatan tentunya tidak memerlukan sistem pengorganisasian yang kompleks. Berbeda dengan dunnia profesional, apalagi konteksnya dalam perusahaan yang notebene merupakan organisasi proyek. Tentu akuntabilitas sangat diperlukan untuk menciptakan pembagian tugas dan posisi dengan jelas dan tegas.
Bagi Anda yang akrab dengan dunia proyek, pasti sudah tidak asing lagi dengan salah satu metode pengorganisasian ini, Yup! RACI Matrix.
Bagi pemain proyek, matriks ini sudah menjadi acuan jelas untuk menjalankan sebuah proyek agar dapat terselesaikan dengan rapi dan profesional. RACI Matrix merupakan matriks menjelaskan beberapa peranan suatu posisi dalam sebuah aktivitas, seperti...
- R, yang merupakan singkatan dari Responsible, atau penanggung jawab aktivitas.
- A, yang merupakan Accountable, atau pemimpin dan pemutus kebijakan aktivitas.
- C, yang merupakan Consulted, atau yang berhak dimintai konsultasi atas aktivitas.
- I, yang merupakan Informed, atau yang berhak diberikan informasi atas aktivitas.
Matriks ini berfungsi untuk memetakan peran yang signifikan terhadap suatu posisi. Bagi yang belum paham, saya akan menjelaskan dengan menggunakan contoh mudah.
Katakanlah ada sebuah proyek dalam menentukan size chart yang akan dilakukan oleh sebuah perusahaan garmen. Sudah ditentukan, beberapa pihak yang terlibat, yaitu ada General Manager, Accounting Manager, HR Manager, R&D Specialist, serta Production Manager.
Juga sudah diputuskan aktivitas yang akan dilakukan dalam proyek ini, yang salah satunya adalah mempelajari berbagai macam pola model pakaian yang tersedia.
Dari aktivitas tersebut, tentu setiap pihak yang terlibat akan ditentukan perannya. Mulai dari General Manager akan bertindak sebagai A (Accountable), R&D Specialist bertindak sebagai R (Responsible), Production Manager bertindak sebagai C (Consulted) serta Accounting Manager dan HR Manager akan bertindak sebagai I (Informed).
Dari contoh di atas, dapat Anda simpulkan bahwa setiap aktivitasnya, semua pihak tetap akan bertindak, apapun divisinya, sehingga hal tersebut akan menegaskan dan menjelaskan tupoksi setiap divisi dengan gamblang dan tentunya akan memudahkan pencarian penanggung jawabnya apabila dalam sebuah aktivitas ada yang tidak berjalan.
Dengan demikian, peran akuntabilitas dalam pengerjaan sebuah proyek menjadi penting dan dapat menimalisir mispersepsi dan kesalahan dalam pelaksanaan aktivitas.