Mengenal Pekerjaan General Affair
Dalam setiap organisasi, ada peran yang sangat krusial dalam menjaga kelancaran operasional dan kenyamanan lingkungan kerja bagi semua karyawan. Peran ini dikenal sebagai General Affair (GA) atau Umumnya. Meskipun peran ini mungkin tidak selalu mencolok seperti departemen lain seperti pemasaran atau produksi, GA memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung berbagai aspek operasional perusahaan.
Apa itu General Affair?
General Affair mengacu pada fungsi atau departemen dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk mengelola berbagai hal terkait administrasi, fasilitas, dan kegiatan umum yang mendukung kegiatan operasional sehari-hari. Secara umum, tugas-tugas dalam GA meliputi administrasi umum, manajemen fasilitas, keamanan dan keselamatan, manajemen acara, dan beberapa aspek lain yang berkaitan dengan mendukung operasional kantor secara keseluruhan.
Tugas-tugas dalam General Affair
Administrasi Umum:
Bagian administrasi umum GA bertanggung jawab untuk mengelola administrasi harian seperti pengelolaan surat-menyurat, penanganan telepon, administrasi dokumen dan arsip, serta koordinasi umum dengan departemen lain.
Manajemen Fasilitas:
GA juga bertanggung jawab atas manajemen fasilitas fisik kantor seperti gedung kantor, peralatan kantor, pemeliharaan, dan perbaikan. Mereka memastikan bahwa lingkungan kerja tetap bersih, aman, dan nyaman bagi semua karyawan.
Kapan waktu yang tepat untuk Resign? Pikirkan tentang 5 hal ini
Keamanan dan Keselamatan:
Aspek keamanan dan keselamatan karyawan dan aset perusahaan merupakan tanggung jawab penting GA. Ini meliputi pengawasan keamanan gedung, penerapan kebijakan keamanan, manajemen pengendalian akses, dan pelatihan keamanan untuk karyawan.
Manajemen Acara dan Perjalanan:
GA seringkali bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola berbagai acara perusahaan seperti rapat, course, pelatihan, atau pesta perusahaan. Mereka juga mungkin menangani pengaturan perjalanan bisnis untuk karyawan, termasuk reservasi inn, transportasi, dan akomodasi lainnya.
Manajemen Keuangan dan Pengadaan:
Beberapa departemen GA juga terlibat dalam manajemen keuangan terkait dengan biaya-biaya administratif dan fasilitas. Mereka dapat mengelola pengeluaran, pengadaan barang dan jasa, serta pemantauan anggaran untuk departemen mereka.
Hubungan Masyarakat :
GA sering berperan sebagai penghubung antara manajemen dan karyawan. Mereka bisa menjadi penyedia informasi tentang kebijakan perusahaan, fasilitas kantor, dan layanan yang tersedia bagi karyawan.
Keterkaitan dengan Departemen Lain
Departemen GA berinteraksi dengan hampir setiap departemen di perusahaan. Mereka bekerja sama dengan SDM untuk mengelola masalah administrasi karyawan, dengan TI untuk memastikan sistem informasi dan teknologi berfungsi dengan baik, dengan keuangan untuk pengelolaan anggaran terkait, dan dengan operasional untuk memastikan fasilitas dan peralatan mendukung kegiatan produksi dan layanan.
Secara keseluruhan, General Affair merupakan departemen yang berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional dan kenyamanan lingkungan kerja dalam sebuah organisasi. Meskipun tugas-tugas mereka mungkin tidak selalu terlihat secara langsung, kontribusi mereka sangat signifikan untuk mendukung kesuksesan perusahaan secara keseluruhan. Dengan mengelola administrasi, fasilitas, keamanan, acara, dan berbagai aspek lainnya, GA memastikan bahwa semua bagian dari organisasi dapat beroperasi secara efisien dan efektif.